GoBD

GoBD – worum geht es eigentlich?

Was GoBD allgemein und insbesondere für ihr Geschäft bedeutet, wissen die wenigsten. Damit sich das ändert, haben wir hier die wichtigsten Eckdaten für Sie zusammengestellt:

GoBD – eine einfache Erklärung

GoBD bedeutet: “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Oder einfacher gesagt: "Gib dem Prüfer Deine Unterlagen in elektronischer Form".

Bereits seit dem 01.01.2002 müssen Betriebe alle Unterlagen, die mit einem Datenverarbeitungssystem erstellt worden sind, während der Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufbewahren. Am 26.11.2010 hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) ein Schreiben veröffentlicht, in dem die Bestimmungen für die Aufzeichnung von Bargeschäften mittels Registrierkassen bzw. die Aufbewahrung und Zugriffsmöglichkeiten der digitalen Unterlagen deutlich verschärft wurden. So ist z.B. eine Verdichtung der Daten, das heißt eine Zusammenfassung der Einzelbuchungen im Tages- oder Monats-Z-Bericht, unzulässig.

 



 

 

Was bedeutet das für die Daten aus Ihrer Kasse?

 

 

Für alle Unterlagen, die mit einem Datenverarbeitungssystem (Registrierkasse, POS = Point of Sale, EPOS = Electronic Point of Sale) erstellt worden sind, gilt:

 

  • Jede Einnahme und Ausgabe ist einzeln aufzuzeichnen
  • Aufbewahrung aller Einzeldaten für die Dauer von 10 Jahren
  • Daten müssen jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar sein
  • Die erforderlichen Organisationsunterlagen, z.B. Handbücher, Bedienungs- und Programmieranleitungen, sind historisiert vorzuhalten.
  • Einzeldaten inkl. Strukturinformationen sind in einem für das Finanzamt lesbaren Format zur Verfügung zu stellen.
  • Es ist der Nachweis zu führen, dass die Daten manipulationssicher, unveränderbar und jederzeit lesbar gespeichert werden.
  • Eine Verdichtung der Daten (Zusammenfassung der Einzelbuchungen im Tages- oder Monats-Z-Bericht) ist unzulässig.
  • Ebenso ist das Vorhalten der Daten ausschließlich in gedruckter Form ("Z-Streifen" oder "Journal-Streifen") unzulässig.

 

 

 

 

VM2000 Version 52 und GoBD

 

 

Viele der GoBD Anforderungen beinhaltet unser Programm schon seit vielen Jahren.

Ab der Version R52 haben wir für das Finanzamt folgende Module hinzugefügt:

 

  • Daten müssen jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar sein

Unter dem Programmpunkt: Zusatzprogramme -> Import/Export -> GoBD Datenexport können Journaldaten für einen bestimmten Zeitraum zusammengestellt werden und mit der Tastenkombination ALT + T exportiert werden.

 

  • Einzeldaten inkl. Strukturinformationen sind in einem für das Finanzamt lesbaren Format zur Verfügung zu stellen.

Unter dem Programmpunkt: Update Informationen finden Sie eine GoBD Verfahrensdokumentation und Kassenbeispiele im PDF-Format.

 

 

Aufbewahrung aller Einzeldaten für die Dauer

von 10 Jahren

 

Auch Sie sind seit 2016 in der Pflicht, den Nachweis zu führen, dass Ihre Kassendaten für mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden. Hierfür müssen Sie jeden Abend ihre Daten sichern und an einem sicheren Ort (Safe) aufbewahren. Das sichern in eine Cloud ist empfehlenswert. Ein Datenverlust durch Diebstahl, Feuer- oder Wasserschaden wird nicht akzeptiert.